Ti sei mai domandato a che cosa serve la firma digitale dentro dello studio dentistico? Hai mai pensato su quanto tutta la gestione cartacea sia onerosa (sia dal punto di vista economico che ambientale) all’interno del tuo studio odontoiatrico?
Basti pensare al numero di parcelle che viene stampato in studio ai, certificati, alle pagine di anamnesi dei pazienti, correlato dalla montagna di carta stampata in riferimento al consenso privacy GDPR, obbligatorio.
Dopodiché, ancora, in stampa mandiamo: i piani di cura personalizzati per il paziente, a volte anche più di uno per lo stesso paziente, per fare vedere la differenza fra un lavoro e un altro, la radiografie e così via…
Quale può essere l’alternativa a non stampare ma, soprattutto, a conservare questi documenti?
Parlando in termini di spazio e costo, sicuramente la prima cosa che ci viene da pensare è l’archiviazione digitale.
In questo articolo andiamo a vedere nel dettaglio che cos’è la firma digitale, quali sono le diverse tipologie di Firma e, soprattutto, come utilizzarla per rendere il lavoro nello studio medico più semplice, veloce e sicuro.
Che cos’è la firma digitale per lo studio dentistico?
“La firma elettronica qualificata (FEQ) – o digitale – è il risultato di una procedura informatica, detta validazione, che garantisce l’autenticità, l’integrità e il non ripudio dei documenti informatici.
Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche: cittadini, amministratori e dipendenti di società e pubbliche amministrazioni.” Trovate maggiori informazioni QUA
Quante tipologia di firma digitale esistono e qual è quella per lo studio dentistico?
1 Firma elettronica semplice (FES)
2 Firma elettronica qualificata (FEQ)
3Firma elettronica avanzata (FEA)
4 Firma elettronica con OTP
La firma digitale si ottiene grazie a una sofisticata procedura informatica che si avvale della tavoletta grafometrica, la quale rileva e digitalizza l’immagine grafica di una firma apposta da una persona, seguita da altri caratteristiche biometriche identificative del paziente-firmatario, come la sua pressione, il suo ritmo, la sua precisione, la sua velocità e, infine, la sua inclinazione della penna che utilizza.
Questo tipo di procedimento consente di associare in modo indissolubile un numero binario (la firma) a un documento informatico che rappresenta atti o dati giuridicamente rilevanti.
Che cosa assicura la firma digitale nel tuo studio?
Una sola parola: AUTENTICITÀ, ovvero:
Assicura che il paziente firmatario, si è assunto anche la responsabilità del suo contenuto
(proviamo a pensare alla anamnesi che facciamo firmare in studio).
Dimostra che il documento, dal momento in cui è stato firmato fino a quando è stato utilizzato, non è stato modificato.
Palesa che il paziente che ha firmato il documento non può poi disconoscerlo.
in altre parole, garantisce la validità di un documento (per esempio di una fattura elettronica), proprio come se fosse stato firmato “all’antica” , ovvero in modo “tradizionale”.
Quale tipo di firma devo scegliere per lo studio dentistico?
A volte, si pensa che per far firmare i documenti digitalmente, sia sempre necessario utilizzare una Firma Elettronica Avanzata o Qualificata. La verità, però, è un’altra ovvero che per la maggior parte dei documenti, come informative privacy, anamnesi, o preventivi per piani di cura, è sufficiente una Firma Elettronica Semplice, FES.
Quali vantaggi apporta la FES, all’interno dello studio dentistico?
Come abbiamo detto nella nostra introduzione, fra i vantaggi che vengono messi in evidenza abbiamo sicuramente quello di eliminare il cartaceo ma soprattutto, e anche, poter migliorare sul:
Costi materiali (carta, toner, stampante, elettricità).
Spazi di archiviazione.
Tempo dedicato alla gestione e ricerca dei documenti.
Inoltre, garantisce in ogni momento l’integrità e la salvaguardia dei documenti dello studio.
Come ottenere la firma digitale per il tuo studio?
Abbiamo visto quali sono i vantaggi, delineando che sia indispensabile per avviare un processo di digitalizzazione dello studio dentistico, digitalizzare con la firma e archiviare in modo semplice tutta la parte burocratica; così ottenendo numerosi vantaggi, soprattutto grazie alla comodità e alla velocità nell’esecuzione delle procedure.
Per ottenere la firma digitale è necessario percorrere questa strada, del digitale, grazie a un software gestionale per dentisti, che s’installa direttamente sul computer (o più di uno) e che permette di gestire documenti, fatture, schede dei pazienti e così via, tutto in digitale.
Se sei indeciso su come scegliere un software odontoiatrico, ti consiglio di leggere questo articolo che avevo già scritto.
La cosa importante è che si possa scegliere un software facile, pensato e creato da dentisti.
Se vuoi una dritta, ovvero una guida, ti invito a leggere QUA
Ci sono diversi gestionali odontoiatrici, nel settore, il consiglio che posso dare è di diffidare da quelli che possono essere “gratuiti”. Quest’ultimi vanno bene per un primo periodo, se vorrai provare per un breve periodo.
Dopodiché, conviene affidarsi a professionisti, così da avere i tuoi dati al sicuro in qualità di backup, conservazione dati-immagini, privacy etc.
Ti consiglio anche di leggere la rivista infodent la quale ogni anno mette a disposizione un confronto fra gestionali.
Quale software gestionale scegliere per il tuo studio-clinica?
Se sei un medico specialistico, psicologo, veterinario etc….ti consiglio di provare MEDICUS
Se sei un dentista ti consiglio di provare DENTUS
Con DENTUS o MEDICUS è possibile affiancare un servizio specifico per la firma digitale.
Perché scegliere la firma digitale DENTUS o MEDICUS?
Si tratta di una soluzione digitale che gestisce tutta la documentazione prodotta dal tuo studio e che permette di:
Eliminare la carta
Risparmiare in costi materiali, tempi e spazi
Ottenere un ritorno d’immagine
Ogni documento, compilato dal paziente, può così essere firmato e allegato via e-mail o WhatsApp per spedirlo a pazienti e collaboratori. Se non sai come usare Whatsapp o i benefici che può apportare al tuo studio, leggi QUA
Infine, scegliendo il programma con più partite iva, più medici fatturanti potranno usufruire in contemporanea del programma. È possibile avere listini e numerazione delle parcelle separati per ogni medico fatturante, oppure avere tutto in comune (come negli studi associati).
Ora che sai a cosa serve la firma digitale, scegli il tuo software e digitalizza il tuo studio, prima possibile, per essere al passo con i tempi e adeguarti alla normativa vigente sotto ogni aspetto.
Stay boss.